Outlook - Tip´s & Trick´s
Folgend einige Hinweise die das Arbeiten und Organisieren mit Outlook vereinfachen.
QuickSteps - Organisation
Organisieren Sie Ihre Mail´s auf schnellstem Wege
Mit einem Klick definieren Sie, was mit welchen Mails passieren soll. Hierzu müssen Sie eine oder mehrere E-Mails angeklickt/markiert haben.
- Rechtsklick auf einen vorhandenen QuickStep
- Wählen Sie: QuickSteps verwalten
- Hier können Sie Duplizieren/Bearbeiten/Erstellen/Reihenfolge festlegen
- Die Nachricht ist erledigt/bearbeitet. Nun kann Sie weg.
- Mail soll in einen Ordner verschoben werden = Ablage Angebote
- Mail soll als gelesen markiert werden.
- Mail soll mit einem Haken (erledigt) markiert werden.
- Mail soll mit einer Kategorie (Farbe oder Text / Name) gekennzeichnet werden.
Bild #01
Beispiel: Ablage Angebot
Die Abteilung Angebote legt die erledigten Nachrichten in einem zentralen Ordner ab. Und diese Nachrichten sollen gleich markiert werden.
Das alles mit einem Klick.
Outlook Kontakte
Ihre Kontakte als Email-Adressbuch
Ihre persönlichen Kontakte sind bereits als Email-Kontakte hinterlegt.
Um auch weitere Kontakt-Ordner in Emails zu nutzen braucht es 3 Klicks.
- Rechtsklick auf einen vorhandenen Kontaktordner
- Beispielsweise unter „Öffentliche Ordner“
- Wählen Sie den Reiter „Outlook Adressbuch“ und setzen Sie den Haken.
- Bestätigen Sie mit „Ok“
- Ab jetzt steht der Kontakt-Ordner mit seinen Email-Adressen bereit (Neue Email)
# Tip #
Die Kontakte werden nach „Vorname + Nachname“ sortiert.
Gehen Sie einfach direkt in den Kontakt-Ordner, „suchen“ nach einem Namen und klicken diesen mit der rechten Maustaste an = Erstellen -> Email
Bild #01
# Tip #
Klicken Sie den Kontakt-Ordner erneut mit Rechts an und wählen Sie „Zu Favoriten hinzufügen“ und bestätigen einfach mit Ok.
Als Favoriten markieren - Öffentlicher Ordner
Die Favoriten
Im Bereich der „Öffentlichen Ordner“ (PublicFolders) finden sich meist viele Ordner aus den unterschiedlichsten Abteilungen. So kann eine effektive Team-Arbeit gewährleistet werden.
Um sich nicht immer durch alle Ordner zu klicken und lange zu suchen kann man sich einige dieser Ordner als „Favoriten markieren“.
- Rechtsklick auf einen vorhandenen Ordner (unter „Öffentliche Ordner“)
- Wählen Sie „Zu Favoriten hinzufügen“
- Bestätigen Sie einfach mit Ok.
- Der Ordner taucht nun Unten bei den Favoriten auf.
# Tip #
Nur ein Favoriten-Ordner wird Ihnen neue Elemente anzeigen (blaue Zahl am Ende des Ordners). In der Gesamtübersicht haben Sie diese Ansicht nicht.
Bild #01
Alle Emails in einen Ordner?
Wer gewinnt? Was soll das?
Durch die Organisation von Ihrem Posteingang gewinnen alle! Der Mitarbeiter/Benutzer und die Geschäftsleitung.
- Sie gewinnen den Überblick über Ihre Nachrichten. Denn alles was sich nun in Ihrem Posteingang befindet ist zu erledigen, zu verteilen, was auch immer. Es sind nur die neusten Nachrichten enthalten.
- Sie gewinnen Zeit. Denn Sie brauchen nicht lange zu überlegen „Was ist noch zu machen“, „Was nicht…“ usw.
- Sie gewinnen mehr Spaß an der Arbeit. Denn nun brauchen Sie nicht nicht mehr mit einer „doofen“ Ablage zu beschäftigen, bzw. sind viel schneller.
- Die Geschäftsleitung profitiert von der Zeit die Sie nun sinnvoll nutzen können.
Alles in einen Ordner?!? Wirklich?
Ja, alles in einen Ordner! Denn hier ist die Suchfunktion um ein vielfaches einfacher und schneller, im Vergleich zum Klick-Klick-Klick durch die Ordner. Es sind nur noch sehr wenige Ordner nötig. Stichwort suchen + geschätztes Datum (das kennen Sie bereits) = so finden Sie schnell, alles wieder!
Vergessen Sie das Denken in (Leitz-)Ordner Strukturen!!! Ich habe Benutzer gesehen mit 20 (und mehr) Unterordnern. Und in 90% der Ordner waren 1-3 E-Mails enthalten. Würden Sie einen ganzen Ordner für 3 Blätter in Ihren Schrank stellen? Nein. Denn Sie haben einen Helfer der in Sekunden das richtige Sucht und findet.
Genauso habe ich Posteingänge mit 15.000 Nachrichten gesehen. Das hier Outlook langsam ist, dass sollte niemanden verwundern. Insbesondere dann nicht, wenn ein Benutzer auch noch mehrere Posteingänge (Sammelkonten) geöffnet hat. Und auch hier finden sich dann wieder X-Tausend Nachrichten.
Bildlich (Entschuldigung!!!): Sie kaufen einen Porsche. Dann setzen Sie einen älteren Herrn mit Hut, Häkel-Rolle und Wackeldackel in den Wagen. Wie schnell wird der Porsche wohl fahren?
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Geschlossen
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