Folgend einige Hinweise die das Arbeiten und Organisieren mit Outlook vereinfachen.
Mit einem Klick definieren Sie, was mit welchen Mails passieren soll. Hierzu müssen Sie eine oder mehrere E-Mails angeklickt/markiert haben.
Ihre persönlichen Kontakte sind bereits als Email-Kontakte hinterlegt.
Um auch weitere Kontakt-Ordner in Emails zu nutzen braucht es 3 Klicks.
# Tip #
Die Kontakte werden nach „Vorname + Nachname“ sortiert.
Gehen Sie einfach direkt in den Kontakt-Ordner, „suchen“ nach einem Namen und klicken diesen mit der rechten Maustaste an = Erstellen -> Email
Im Bereich der „Öffentlichen Ordner“ (PublicFolders) finden sich meist viele Ordner aus den unterschiedlichsten Abteilungen. So kann eine effektive Team-Arbeit gewährleistet werden.
Um sich nicht immer durch alle Ordner zu klicken und lange zu suchen kann man sich einige dieser Ordner als „Favoriten markieren“.
# Tip #
Nur ein Favoriten-Ordner wird Ihnen neue Elemente anzeigen (blaue Zahl am Ende des Ordners). In der Gesamtübersicht haben Sie diese Ansicht nicht.
Durch die Organisation von Ihrem Posteingang gewinnen alle! Der Mitarbeiter/Benutzer und die Geschäftsleitung.
Ja, alles in einen Ordner! Denn hier ist die Suchfunktion um ein vielfaches einfacher und schneller, im Vergleich zum Klick-Klick-Klick durch die Ordner. Es sind nur noch sehr wenige Ordner nötig. Stichwort suchen + geschätztes Datum (das kennen Sie bereits) = so finden Sie schnell, alles wieder!
Vergessen Sie das Denken in (Leitz-)Ordner Strukturen!!! Ich habe Benutzer gesehen mit 20 (und mehr) Unterordnern. Und in 90% der Ordner waren 1-3 E-Mails enthalten. Würden Sie einen ganzen Ordner für 3 Blätter in Ihren Schrank stellen? Nein. Denn Sie haben einen Helfer der in Sekunden das richtige Sucht und findet.
Genauso habe ich Posteingänge mit 15.000 Nachrichten gesehen. Das hier Outlook langsam ist, dass sollte niemanden verwundern. Insbesondere dann nicht, wenn ein Benutzer auch noch mehrere Posteingänge (Sammelkonten) geöffnet hat. Und auch hier finden sich dann wieder X-Tausend Nachrichten.
Bildlich (Entschuldigung!!!): Sie kaufen einen Porsche. Dann setzen Sie einen älteren Herrn mit Hut, Häkel-Rolle und Wackeldackel in den Wagen. Wie schnell wird der Porsche wohl fahren?
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Geschlossen