Ziel – PF Ordner anlegen
Es soll ein neuer Ordner Rechnungen angelegt werden.
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Öffentliche Ordner / Public Folders
Öffentliche Ordner / Public Folders - Generell
Generell
Der Begriff Öffentliche Ordner (PublicFolders) ist irreführend. Natürlich sind diese Ordner (innerhalb Ihrer Organisation) für jeden Benutzer verfügbar.
Es handelt sich um die Standardrechte. Diese Rechte lassen sich natürlich anpassen. (Für die weiteren Beispiele PF genannt.)
Beispiel #01
Ein Mitarbeiter scheidet aus. Die vorhandenen Daten sollen für 2 Personen sichtbar bleiben.
Lösung: Die Daten werden vom Benutzer in einen PF übertragen. Danach wird der Benutzer gelöscht.
Sinn & Zweck: Man spart 1 Benutzerlizenz und niemand kann sich versehendlich (absichtlich) mit den Benutzerdaten anmelden und nachträglich Änderungen ausführen.
Weitere Beispiele: Kontakte-Alle, usw.
Lösung: Die Daten werden vom Benutzer in einen PF übertragen. Danach wird der Benutzer gelöscht.
Sinn & Zweck: Man spart 1 Benutzerlizenz und niemand kann sich versehendlich (absichtlich) mit den Benutzerdaten anmelden und nachträglich Änderungen ausführen.
Weitere Beispiele: Kontakte-Alle, usw.
Beispiel #02
Man kann einen PF mit einer E-Mail-Adresse versehen. Weiterhin bekommen in diesem Beispiel 3 Benutzer Lese- & Schreibrechte auf den Ordner.
Beispiel: Ordner Rechnungen + Rechnung@MeineFirma.de
Sinn & Zweck: Diese 3 Benutzer können nun gemeinsam die eingehenden Nachrichten abarbeiten. Alle weiteren Benutzer haben keinen Zugriff auf die Informationen.
Weitere Beispiele: Fax@MeineFirma.de, Service@MeineFirma.de, usw.
Beispiel: Ordner Rechnungen + Rechnung@MeineFirma.de
Sinn & Zweck: Diese 3 Benutzer können nun gemeinsam die eingehenden Nachrichten abarbeiten. Alle weiteren Benutzer haben keinen Zugriff auf die Informationen.
Weitere Beispiele: Fax@MeineFirma.de, Service@MeineFirma.de, usw.
Was ist ein Öffentlicher Ordner nicht?
Die öffentlichen Ordner sind kein Archiv, kein Ablageort um den man sich niewieder kümmert (aus den Augen, aus dem Sinn)!
Beispiel:
Der Einkauf legt Bestellungen ab und marktiert diese Nachrichten mit einem grünen Haken (erledigt). Nach einigen Wochen ist der Vorgang abgeschlossen und die Nachrichten sind an dieser Stelle überflüssig. Sollte es trotzdem eine Nachfrage geben, finden sich immer alle Nachrichten im Archiv.
Wir empfehlen eine Ablage bis max. 12 Monate.
Beispiel:
Der Einkauf legt Bestellungen ab und marktiert diese Nachrichten mit einem grünen Haken (erledigt). Nach einigen Wochen ist der Vorgang abgeschlossen und die Nachrichten sind an dieser Stelle überflüssig. Sollte es trotzdem eine Nachfrage geben, finden sich immer alle Nachrichten im Archiv.
Wir empfehlen eine Ablage bis max. 12 Monate.
Öffentliche Ordner anlegen
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- Erweitern Sie jeweils…
- Öffentliche Ordner
- Alle Öffentlichen Ordner
- MeineDomain.de
- Klick mit der rechten Maustaste auf den Stammordner
- Wählen Sie >> Neuer Ordner >> Vergeben Sie einen Namen
Tip – PublicFolder – E-Mail
Sie möchten eine E-Mail-Adresse zu einem neuen Ordner?
Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.
Tip – PublicFolder – Neue Elemente
Ein PublicFolder zeigt keine neuen Elemente an.
Weiterhin kann es unübersichtlich werden wenn immer, alle Ordner sichtbar sind.
Lösung: Klicken Sie die relevanten Ordner mit der rechten Maustaste an >> Zu Favoriten hinzufügen
Fazit: Nun weden neue Elemente Angezeigt und die Liste kann kürzer gehalten werden.
Tip – PublicFolder – Rechte
Wir richten die Rechte für Ihren neuen Ordner gerne für Sie ein.
Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.
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Geschlossen
