Freigabe Posteingang

Freigabe Posteingang - Generell

Generell

Wir empfehlen generell nicht die Freigabe von Ihrem Posteingang, bzw. das Einblenden von X Posteingängen!

Grund #01

Exchange kann, mit richtiger Verbindung schnell sein. Jedoch… je mehr Steine Sie, auch bei einem schnellen Auto, in den Kofferraum legen, desto langsamer wird es unweigerlich werden.

Grund #02

Es ist heutzutage absolut üblich eine Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren. Hierbei wird, bei eiligen Anliegen, auf eine alternative E-Mail-Adresse hingewiesen. Die Abwesenheit lässt sich in Outlook in Sekunden aktivieren. So kann diese Funktion auch bei Teilzeit & Krankheit genutzt werden.

Grund #03

Aus Gesichtpunkten DSGVO finden wir es bedenklich. Es könnten private Nachrichten eingehen. Diese Nachrichten würden Kollegen lesen können. Natürlich kann man, insbesondere über diesen Punkt, lange diskutieren.

Grund #04

Stress ist immer vorhanden. Wollen und/oder müssen sie permanent die Posteingänge aller Ihrer Kollegen im Auge behalten?

Stammordner freigeben

Stammordner freigeben

  • Mit der rechten Maustaste auf Ihren Stammordner
  • Wählen Sie >> Ordnerberechtigungen >> Tab: Berechtigungen
  • Hinzufügen >> Gruppe hinzufügen = MeineGruppe-Alle
  • Rechte >> KEINE + Sichtbar
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Posteingang freigeben

Posteingang (dauerhaft) freigeben

  • (Bilder zeigen Kalender >> identisch zu Posteingang)
  • Mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang
  • Wählen Sie >> Ordnerberechtigungen >> Tab: Berechtigungen
  • Hinzufügen >> Gruppe hinzufügen = Gruppe-Einkauf (beliebige Gruppe)
  • Rechte >> Bearbeiter
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Ziel – Posteingang freigeben

Benutzer Max Muster möchte seinen Posteingang für eine Gruppe (Einkauf) freigeben. Die Gruppe soll Einträge sehen/bearbeiten dürfen. Die Gruppe könnte die eingegangenen Nachrichten in seinen Posteingan kopieren/verschieben. Jedoch (noch) nicht direkt antworten.

Tip – Freigaben

Vergessen Sie nicht die Freigaben der weiteren Kommunikationsordner (Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang, Junk-E-Mail).
Besonders Junk-E-Mail ist in dieser Konstellation bzgl. der Fristen zu beachten!

Tip – Rechte

Bei der Vergabe der Rechte gibt es Vorlagen unter Berechtigungsstufen. Diese können angepasst werden.
Empfehlung: Standardrechte zu 99% ausreichend

Tip – Rechte – Vorlage

  • Bearbeiter: Darf Einträge erstellen
  • Prüfer : Darf Einträge lesen
  • Besitzer: Darf immer alles, nicht empfohlen!

Freigegebenen Posteingang einblenden

Posteingang einblenden

  • Datei >>Kontoeinstellungen + Kontoeinstellungen
  •  Tab: Datendateien >> Einstellungen >> Erweitert >> Hinzufügen
  • Geben Sie die ersten 3 Buchstaben ein (Max)
  • Klicken Sie auf Ok + Ok
  • Wiederholen Sie diese Punkte bis alle Postfächer angezeigt werden.
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Tip – Fehler #01

Häufiger Fehler: Der Stammordner wird in der Navigationsleiste angezeigt. Es sind jedoch keine Unterordner (Posteingang, Junk-E-Mail, usw.) enthalten.
Lösung: Der Stammordner hat die richtigen Rechte. Die einzelnen Ordner haben jedoch keine Rechte gesetzt.

Tip – Ordneransicht

Nutzen Sie die Ordneransicht in Ihrem Outlook. Nur in dieser Ansicht haben Sie einen wirklichen Überblick über die vorhandenen, verfügbaren Ordner!

Senden als... / Senden im Auftrag von...

Senden als... - Senden im Auftrag von...

Bitte sprechen Sie uns an, bzw. senden uns eine Nachricht, damit wir diese Rechte setzen können.

Ziel – Senden im Auftrag

Der Kollege darf nun den Posteingang sehen. Um Nachrichten direkt aus dem Posteingang von Max Muster zu senden/antworten, müssen weitere Rechte erteilt werden.

Tip – Senden als / Senden im Auftrag

  • Senden als…: Der Kollege sendet direkt als Max Muster. Es ist nicht nachvollziehbar wer wirklich gesendet hat.
  • Senden im Auftrag von…: Der Kollege kann senden/anworten. So ist nachvollziehbar wer die Nachricht wirklich gesendet/bearbeitet hat.
  • Als Absender wird ausgewiesen: Kollege XYZ (im Auftrag von Max Muster)

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