Grund #01
Exchange kann, mit richtiger Verbindung schnell sein. Jedoch… je mehr Steine Sie, auch bei einem schnellen Auto, in den Kofferraum legen, desto langsamer wird es unweigerlich werden.
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Freigabe Posteingang
Freigabe Posteingang - Generell
Generell
Wir empfehlen generell nicht die Freigabe von Ihrem Posteingang, bzw. das Einblenden von X Posteingängen!
Grund #02
Es ist heutzutage absolut üblich eine Abwesenheitsbenachrichtigung zu aktivieren. Hierbei wird, bei eiligen Anliegen, auf eine alternative E-Mail-Adresse hingewiesen. Die Abwesenheit lässt sich in Outlook in Sekunden aktivieren. So kann diese Funktion auch bei Teilzeit & Krankheit genutzt werden.
Grund #03
Aus Gesichtpunkten DSGVO finden wir es bedenklich. Es könnten private Nachrichten eingehen. Diese Nachrichten würden Kollegen lesen können. Natürlich kann man, insbesondere über diesen Punkt, lange diskutieren.
Grund #04
Stress ist immer vorhanden. Wollen und/oder müssen sie permanent die Posteingänge aller Ihrer Kollegen im Auge behalten?
Stammordner freigeben
Stammordner freigeben
- Mit der rechten Maustaste auf Ihren Stammordner
- Wählen Sie >> Ordnerberechtigungen >> Tab: Berechtigungen
- Hinzufügen >> Gruppe hinzufügen = MeineGruppe-Alle
- Rechte >> KEINE + Sichtbar
Ziel – Stammordner
Der Stammordner wird sichtbar. Jedoch hat (noch) niemand wirkliche Rechte.
Posteingang freigeben
Posteingang (dauerhaft) freigeben
- (Bilder zeigen Kalender >> identisch zu Posteingang)
- Mit der rechten Maustaste auf Ihren Posteingang
- Wählen Sie >> Ordnerberechtigungen >> Tab: Berechtigungen
- Hinzufügen >> Gruppe hinzufügen = Gruppe-Einkauf (beliebige Gruppe)
- Rechte >> Bearbeiter
Ziel – Posteingang freigeben
Benutzer Max Muster möchte seinen Posteingang für eine Gruppe (Einkauf) freigeben. Die Gruppe soll Einträge sehen/bearbeiten dürfen. Die Gruppe könnte die eingegangenen Nachrichten in seinen Posteingan kopieren/verschieben. Jedoch (noch) nicht direkt antworten.
Tip – Freigaben
Vergessen Sie nicht die Freigaben der weiteren Kommunikationsordner (Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang, Junk-E-Mail).
Besonders Junk-E-Mail ist in dieser Konstellation bzgl. der Fristen zu beachten!
Tip – Rechte
Bei der Vergabe der Rechte gibt es Vorlagen unter Berechtigungsstufen. Diese können angepasst werden.
Empfehlung: Standardrechte zu 99% ausreichend
Tip – Rechte – Vorlage
- Bearbeiter: Darf Einträge erstellen
- Prüfer : Darf Einträge lesen
- Besitzer: Darf immer alles, nicht empfohlen!
Freigegebenen Posteingang einblenden
Posteingang einblenden
- Datei >>Kontoeinstellungen + Kontoeinstellungen
- Tab: Datendateien >> Einstellungen >> Erweitert >> Hinzufügen
- Geben Sie die ersten 3 Buchstaben ein (Max)
- Klicken Sie auf Ok + Ok
- Wiederholen Sie diese Punkte bis alle Postfächer angezeigt werden.
Ziel – Posteingang einblenden
Der Kollege (Gruppe) darf nun den Posteingang sehen. Der Kollege sollte nun den Posteingang von Max Muster (dauerhaft) einblenden.
Tip – Fehler #01
Häufiger Fehler: Der Stammordner wird in der Navigationsleiste angezeigt. Es sind jedoch keine Unterordner (Posteingang, Junk-E-Mail, usw.) enthalten.
Lösung: Der Stammordner hat die richtigen Rechte. Die einzelnen Ordner haben jedoch keine Rechte gesetzt.
Tip – Ordneransicht
Nutzen Sie die Ordneransicht in Ihrem Outlook. Nur in dieser Ansicht haben Sie einen wirklichen Überblick über die vorhandenen, verfügbaren Ordner!
Senden als... / Senden im Auftrag von...
Senden als... - Senden im Auftrag von...
Bitte sprechen Sie uns an, bzw. senden uns eine Nachricht, damit wir diese Rechte setzen können.
Ziel – Senden im Auftrag
Der Kollege darf nun den Posteingang sehen. Um Nachrichten direkt aus dem Posteingang von Max Muster zu senden/antworten, müssen weitere Rechte erteilt werden.
Tip – Senden als / Senden im Auftrag
- Senden als…: Der Kollege sendet direkt als Max Muster. Es ist nicht nachvollziehbar wer wirklich gesendet hat.
- Senden im Auftrag von…: Der Kollege kann senden/anworten. So ist nachvollziehbar wer die Nachricht wirklich gesendet/bearbeitet hat.
- Als Absender wird ausgewiesen: Kollege XYZ (im Auftrag von Max Muster)
Geschäftszeiten
Mo – Fr
Samstag
Sonntag
08:30 – 18:00 Uhr
10:00 – 13:00 Uhr
Geschlossen
