Einrichtung

Information

Die folgende Anleitung ist beispielhaft für ein Windows 10 OS, bzw. ein Outlook 2016.

Voraussetzungen

Windows OS ab Version Windows 7
Outlook ab Version Outlook 2010

Alte Archiv-Software deinstallieren

Step 1 - Systemsteuerung - Software deinstallieren

– Schließen Sie Ihr Outlook
– klicken Sie auf auf das Windows-Symbol (Unten Links)
– Tippen Sie direkt das Wort „Systemsteuerung“ und bestätigen die Auswahl
– Wählen Sie den Punkt „Programme und Features
– Klicken Sie 1x auf „Exchange Server Toolbox
– Wählen Sie „Deinstallieren
– Bestätigen Sie die weiteren Abfragen mit „Ja“ und „Weiter„.

Step 2 - Download und Installation

– Schließen Sie Ihr Outlook
– Nutzen Sie den folgenden Link und speichern beide Software-Pakete
Installieren Sie beide Software-Pakete (Ja + Weiter)

Step 3 - Installation & Einrichtung - Client

Benutzername = Ihre E-Mail-Adresse
Passwort = Ist Ihnen bekannt. Sie können das Passwort gerne bei uns anfragen (E-Mail)

Servername = Der erste Teil ist immer https://archivhoexgeiss.ddns.me
Der zweite Teil ist Ihre Maildomain ohne die Endung.

Beispiel:
Mailadresse = max.muster@geiss-computer.de
Server-Adresse ist somit:
https://archivhoexgeiss.ddns.me/geiss-computer

Step 4 - Installation & Einrichtung - Outlook

Sie können nun Ihr Outlook wieder öffnen.
Dort sehen Sie nun einen neuen Reiter mit Namen „E-Mail-Archiv“.

Klicken Sie auf den Button „Archivordner“ und Sie werden erneut nach den identischen Daten gefragt. Nach Eingabe ist die Einrichtung abgeschlossen.

Klick für größerse Ansicht
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Archiv - Erklärung - Informationen

(1) Journal

Jede ein- und ausgehende Nachricht wird an dieser Stelle nach 3-5 Minuten erscheinen. Dieses Archiv ist immer vollständig (DSGVO).
Start-Datum: Ab Aktivierung von MailStore-Archiv

(2) Import vorheriger Systeme/Daten

An dieser Stelle finden sich alle importieren Nachrichten aus älteren Systemen bzw. alle Nachrichten „vor der Umstellung“.
Es empfiehlt sich hier die Schnellsuche zu nutzen.

(3) Mailbox - NEW (wenn aktiviert)

Analog zu Ihrem Outlook finden Sie hier alle Nachrichten-Ordner mit gesamter Struktur!
Die Nachrichten in diesen Ordnern werden 1x am Tag neu indexiert, neu zugewiesen. Eine Änderung (Nachricht wird von A nach B geschoben) wird in jeder Nacht 1x nachvollzogen.

(4) Weitere Archive

Haben Sie Berechtigungen weitere Archive zu durchsuchen, so werden diese Postfach-Archive am Ende aufgelistet und die Ordnerstruktur dargestellt.

(5) Schnellsuche & Erweiterte Suche

Die Schnellsuche durchsucht (sehr schnell) alle lesbaren Archive.
In der erweiterten Suche lassen sich diverse Parameter, zur Eingrenzung der Suche, angeben.

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Mein Tip: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang und wählen Sie: In neuem Fenster öffnen. In diesem neuen Fenster können Sie den Archiv-Reiter öffnen und den gesamten Arbeitstag aktiv nutzen.

Archiv - Admin

!!! ACHTUNG !!!

Der Administrator Ihres Zugangs kann diverse Aktionen ausführen.

Beachten Sie, dass alle Aktionen dokumentiert werden um dem Datenschutz gerecht zu werden. Bei einigen Aktionen ist es zwingend notwendig eine Begründung für den Vorgang anzugeben!

!!! ACHTUNG !!!

Bitte nutzen Sie nur die hier dokumentierten Aktionen. Sollten Sie weitere Änderungen wünschen, so fragen Sie gerne vorher bei uns an!

Durch unsachgemäße Änderungen (als Administrator) kann die generelle Funktion von Ihrem Archiv beeinträchtigt werden!

Rechte - Wer darf welches Archiv einsehen?!?

In diesem Beispiel soll ein Benutzer auf das Sammelpostfach „Angebote“ zugreifen und dieses Archiv durchsuchen dürfen.

– Öffen Sie den Mailstore-Client als Administrator
– Verwalltung > Benutzer & Archive > Benutzer
– Wählen Sie einen Benutzer aus = MaxMustermann@XYZ.de >> Eigenschaften
– Klicken Sie auf >> Hinzufügen
– Wählen Sie das Archiv aus welches der Benutzer lesen soll. = angebot@XYZ.de >> Ok
– Bestätigen Sie „Lesen“. >> Ok
– (analog können Sie bei diesem Vorgehen auch Löschen verwenden im Rechte zu entziehen.)

Mein Tip: Nutzen Sie das Outlook-PlugIn für Ihren eigenen Account. Nutzen Sie den MailStore-Client mit den Benutzerdaten von Ihrem Administrator.

Öffnen Sie den MailStore-Client mit gedrückter Shift-Taste, so können Sie neue Daten eingeben!

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Geschlossen