Anleitungen

Hosted Exchange

Die schnelle, generelle Einrichtung von Outlook mit Verbindung zu Ihrem E-Mail-Konto.

Die schnelle, generelle Einrichtung von Ihrem iPhone/iPad mit Verbindung zu Ihrem E-Mail-Konto.

Tip´s und Trick´s die Ihnen die Arbeit einfacher machen sollen. Zusätzlich einige Feststellungen aus unserer Erfahrung.

Hier beschrieben wie man Daten für andere Benutzer freigibt.

Hier beschrieben wie man Daten für andere Benutzer freigibt.

Sinn und Zweck der Offentlichen Ordner / PublicFolders

Tips & Tricks - Wichtig

Tips & Tricks - Allgemein

Tip – Fehler #01

Häufiger Fehler: Der Stammordner wird in der Navigationsleiste angezeigt. Es sind jedoch keine Unterordner (Posteingang, Junk-E-Mail, usw.) enthalten.
Lösung: Der Stammordner hat die richtigen Rechte. Die einzelnen Ordner haben jedoch keine Rechte gesetzt.

Tip – Ordneransicht

Nutzen Sie die Ordneransicht in Ihrem Outlook. Nur in dieser Ansicht haben Sie einen wirklichen Überblick über die vorhandenen, verfügbaren Ordner!

Tip – Rechte

Bei der Vergabe der Rechte gibt es Vorlagen unter Berechtigungsstufen. Diese können angepasst werden.
Empfehlung: Standardrechte zu 99% ausreichend

Tip – Rechte – Vorlage

  • Bearbeiter: Darf Einträge erstellen
  • Prüfer : Darf Einträge lesen
  • Besitzer: Darf immer alles, nicht empfohlen!

Tips & Tricks - Kalender

Tip – Kalender – Ansicht

Wählen Sie (Klick) eine ganze Gruppe aus. Klicken Sie auf Ansicht + Tagesansicht.

Nun sehen Sie alle Kalender mit einem Klick.

Leider vergisst Outlook diese Ansicht bei jedem Neustart.

Tip – Kalender – Ansicht / Fenster

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalender und wählen Sie „In neuem Fenster anzeigen“.

So bleiben Ansichteinstellungen über den Tag erhalten und Sie können schnell zwischen den Fenstern springen.

Tip – Kalender – Gruppen

Erstellen Sie sich Kalendergruppen (Einkauf, Verkauf, usw.). Die einzelnen Kalender können Sie in den Gruppen plazieren.

Mit einem Klick lassen sich alle Kalender einer Gruppe öffnen.

Tip – Kalender – Privat – Detail

Ob Outlook, OWA oder Smartphone, es gibt bei jedem Termin den Haken Privat. Wird dieser Haken gesetzt treten folgende Ereignisse ein:

  1. Der Termin/Zeit ist blockiert, man sieht einen Termin
  2. Sie selber sehen den vollen Inhalt von diesem Termin.
  3. Ihr Teamkollege sieht keine Informationen über den Inhalt oder die Beschreibung.

Fazit: Nutzen Sie gerne Ihren Kalender auch für die private Planung, beispielsweise im Urlaub.

Tip – Rechte – Privat

Jeder Termin kann als privat deklarieren werden. Diese Termine sieht nur der Besitzer. Das Recht Besitzer nicht an Kollegen erteilen!

Tips & Tricks - Posteingang

Tip – Freigaben

Vergessen Sie nicht die Freigaben der weiteren Kommunikationsordner (Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang, Junk-E-Mail).
Besonders Junk-E-Mail ist in dieser Konstellation bzgl. der Fristen zu beachten!

Tip – Senden als / Senden im Auftrag

  • Senden als…: Der Kollege sendet direkt als Max Muster. Es ist nicht nachvollziehbar wer wirklich gesendet hat.
  • Senden im Auftrag von…: Der Kollege kann senden/anworten. So ist nachvollziehbar wer die Nachricht wirklich gesendet/bearbeitet hat.
  • Als Absender wird ausgewiesen: Kollege XYZ (im Auftrag von Max Muster)

Tips & Tricks - Öffentliche Ordner

Tip – PublicFolder – E-Mail

Sie möchten eine E-Mail-Adresse zu einem neuen Ordner?

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – PublicFolder – Neue Elemente

Ein PublicFolder zeigt keine neuen Elemente an.
Weiterhin kann es unübersichtlich werden wenn immer, alle Ordner sichtbar sind.

Lösung: Klicken Sie die relevanten Ordner mit der rechten Maustaste an >> Zu Favoriten hinzufügen

Fazit: Nun weden neue Elemente Angezeigt und die Liste kann kürzer gehalten werden.

Tip – PublicFolder – Rechte

Wir richten die Rechte für Ihren neuen Ordner gerne für Sie ein.

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – Was ist ein Public Folder nicht?

Die öffentlichen Ordner sind kein Archiv, kein Ablageort um den man sich niewieder kümmert (aus den Augen, aus dem Sinn)!

  • Beispiel: Der Einkauf legt Bestellungen ab und marktiert diese Nachrichten mit einem grünen Haken (erledigt). Nach einigen Wochen ist der Vorgang abgeschlossen und die Nachrichten sind an dieser Stelle überflüssig. Sollte es trotzdem eine Nachfrage geben, finden sich immer alle Nachrichten im Archiv.
  • Fazit: Wir empfehlen eine Ablage bis max.

Geschäftszeiten

Mo – Fr
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08:30 – 18:00 Uhr
10:00 – 13:00 Uhr
Geschlossen