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Tip – Kalender – Privat – Detail

Ob Outlook, OWA oder Smartphone, es gibt bei jedem Termin den Haken Privat. Wird dieser Haken gesetzt treten folgende Ereignisse ein:

  1. Der Termin/Zeit ist blockiert, man sieht einen Termin
  2. Sie selber sehen den vollen Inhalt von diesem Termin.
  3. Ihr Teamkollege sieht keine Informationen über den Inhalt oder die Beschreibung.

Fazit: Nutzen Sie gerne Ihren Kalender auch für die private Planung, beispielsweise im Urlaub.

Tip – Kalender – Einladungen

Nutzen Sie intern nicht die Einladungsfunktion. Sie arbeiten im Team. Schreiben Sie die Termine direkt in den Kalender Ihres Kollegen.

Tip – PublicFolder – Rechte

Wir richten die Rechte für Ihren neuen Ordner gerne für Sie ein.

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – PublicFolder – E-Mail

Sie möchten eine E-Mail-Adresse zu einem neuen Ordner?

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – PublicFolder – Neue Elemente

Ein PublicFolder zeigt keine neuen Elemente an.
Weiterhin kann es unübersichtlich werden wenn immer, alle Ordner sichtbar sind.

Lösung: Klicken Sie die relevanten Ordner mit der rechten Maustaste an >> Zu Favoriten hinzufügen

Fazit: Nun weden neue Elemente Angezeigt und die Liste kann kürzer gehalten werden.

Tip – Was ist ein Public Folder nicht?

Die öffentlichen Ordner sind kein Archiv, kein Ablageort um den man sich niewieder kümmert (aus den Augen, aus dem Sinn)!

  • Beispiel: Der Einkauf legt Bestellungen ab und marktiert diese Nachrichten mit einem grünen Haken (erledigt). Nach einigen Wochen ist der Vorgang abgeschlossen und die Nachrichten sind an dieser Stelle überflüssig. Sollte es trotzdem eine Nachfrage geben, finden sich immer alle Nachrichten im Archiv.
  • Fazit: Wir empfehlen eine Ablage bis max.

Ziel – Public – Beispiel #02

Ein öffentlicher Ordner kann eine E-Mail-Adresse erhalten.

  • Beispiel: Ordner Rechnungen + Rechnung@MeineFirma.de
  • Fazit 1: Nachrichten an Rechnung@MeineFirma.de gehen direkt in einen speziellen Ordner.
  • Fazit 2: Die Gruppe Buchhaltung kann gemeinsam die eingehenden Nachrichten bearbeiten. Weitere Benutzer haben keinen Zugriff auf die Nachrichten.
  • Weitere Beispiele: Fax@MeineFirma.de /  Service@MeineFirma.de / usw.

Ziel – Public – Beispiel #01

Ein Mitarbeiter scheidet aus. Die vorhandenen Daten sollen für 2 Personen sichtbar bleiben.

  • Lösung: Die Daten werden vom Benutzer in einen öffentlichen Ordner übertragen. Dann wird der Benutzer gelöscht.
  • Fazit: Man spart 1 Benutzerlizenz. Zusätzlich kann sich niemand versehendlich (absichtlich) mit den alten Benutzerdaten anmelden und nachträglich Änderungen ausführen.
  • Weitere mögliche Beispiele: Kontakte-Alle, usw.

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