Tip – Kalender – Privat – Detail

Ob Outlook, OWA oder Smartphone, es gibt bei jedem Termin den Haken Privat. Wird dieser Haken gesetzt treten folgende Ereignisse ein:

  1. Der Termin/Zeit ist blockiert, man sieht einen Termin
  2. Sie selber sehen den vollen Inhalt von diesem Termin.
  3. Ihr Teamkollege sieht keine Informationen über den Inhalt oder die Beschreibung.

Fazit: Nutzen Sie gerne Ihren Kalender auch für die private Planung, beispielsweise im Urlaub. So haben Sie immer alle Daten (inkl. Backup) bei sich.

Tip – PublicFolder – Rechte

Wir richten die Rechte für Ihren neuen Ordner gerne für Sie ein.

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – PublicFolder – E-Mail

Sie möchten eine E-Mail-Adresse zu einem neuen Ordner?

Wenden Sie sich gerne an uns. Wir benötigen für die Nachvollziehbarkeit zusätzlich eine kurze Nachricht mit Ihrem Wunsch.

Tip – PublicFolder – Neue Elemente

Ein PublicFolder zeigt keine neuen Elemente an.
Weiterhin kann es unübersichtlich werden wenn immer, alle Ordner sichtbar sind.

Lösung: Klicken Sie die relevanten Ordner mit der rechten Maustaste an >> Zu Favoriten hinzufügen

Fazit: Nun weden neue Elemente Angezeigt und die Liste kann kürzer gehalten werden.

Tip – Was ist ein Public Folder nicht?

Die öffentlichen Ordner sind kein Archiv, kein Ablageort um den man sich niewieder kümmert (aus den Augen, aus dem Sinn)!

  • Beispiel: Der Einkauf legt Bestellungen ab und marktiert diese Nachrichten mit einem grünen Haken (erledigt). Nach einigen Wochen ist der Vorgang abgeschlossen und die Nachrichten sind an dieser Stelle überflüssig. Sollte es trotzdem eine Nachfrage geben, finden sich immer alle Nachrichten im Archiv.
  • Fazit: Wir empfehlen eine Ablage bis max. 12 Monate.

Ziel – Public – Beispiel #02

Ein öffentlicher Ordner kann eine E-Mail-Adresse erhalten.

  • Beispiel: Ordner Rechnungen + Rechnung@MeineFirma.de
  • Fazit 1: Nachrichten an Rechnung@MeineFirma.de gehen direkt in einen speziellen Ordner.
  • Fazit 2: Die Gruppe Buchhaltung kann gemeinsam die eingehenden Nachrichten bearbeiten. Weitere Benutzer haben keinen Zugriff auf die Nachrichten.
  • Weitere Beispiele: Fax@MeineFirma.de /  Service@MeineFirma.de / usw.

Ziel – Public – Beispiel #01

Ein Mitarbeiter scheidet aus. Die vorhandenen Daten sollen für 2 Personen sichtbar bleiben.

  • Lösung: Die Daten werden vom Benutzer in einen öffentlichen Ordner übertragen. Dann wird der Benutzer gelöscht.
  • Fazit: Man spart 1 Benutzerlizenz. Zusätzlich kann sich niemand versehendlich (absichtlich) mit den alten Benutzerdaten anmelden und nachträglich Änderungen ausführen.
  • Weitere mögliche Beispiele: Kontakte-Alle, usw.

Ziel – Senden im Auftrag

Der Kollege darf nun den Posteingang sehen. Um Nachrichten direkt aus dem Posteingang von Max Muster zu senden/antworten, müssen weitere Rechte erteilt werden.

Tip – Senden als / Senden im Auftrag

  • Senden als…: Der Kollege sendet direkt als Max Muster. Es ist nicht nachvollziehbar wer wirklich gesendet hat.
  • Senden im Auftrag von…: Der Kollege kann senden/anworten. So ist nachvollziehbar wer die Nachricht wirklich gesendet/bearbeitet hat.
  • Als Absender wird ausgewiesen: Kollege XYZ (im Auftrag von Max Muster)

Tip – Fehler #01

Häufiger Fehler: Der Stammordner wird in der Navigationsleiste angezeigt. Es sind jedoch keine Unterordner (Posteingang, Junk-E-Mail, usw.) enthalten.
Lösung: Der Stammordner hat die richtigen Rechte. Die einzelnen Ordner haben jedoch keine Rechte gesetzt.

Tip – Ordneransicht

Nutzen Sie die Ordneransicht in Ihrem Outlook. Nur in dieser Ansicht haben Sie einen wirklichen Überblick über die vorhandenen, verfügbaren Ordner!

Tip – Freigaben

Vergessen Sie nicht die Freigaben der weiteren Kommunikationsordner (Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Postausgang, Junk-E-Mail).
Besonders Junk-E-Mail ist in dieser Konstellation bzgl. der Fristen zu beachten!

Ziel – Posteingang freigeben

Benutzer Max Muster möchte seinen Posteingang für eine Gruppe (Einkauf) freigeben. Die Gruppe soll Einträge sehen/bearbeiten dürfen. Die Gruppe könnte die eingegangenen Nachrichten in seinen Posteingan kopieren/verschieben. Jedoch (noch) nicht direkt antworten.

Grund #04

Stress ist immer vorhanden. Wollen und/oder müssen sie permanent die Posteingänge aller Ihrer Kollegen im Auge behalten?